Manual de costes en artes gráficas, ¿para qué sirve?

Al hacer un manual de costes, lo que se pretende es en primer lugar entender todas o la gran mayoría de variables que afectan a la estructura de costes de la empresa en un tono no estrictamente técnico con el fin de que cualquier persona sea capaz de entenderlo sin necesidad de un experto para ello.

Algunas de las cosas que afectan a la estructura de costes de la empresa son obvias (maquinaria, equipos de información, sueldos…) pero hay otras que muchas veces se tienden a olvidar (y por tanto a no imputar) y que resultan fundamentales para un correcto equilibrio financiero de la empresa. ¿Una investigación de mercado? ¿quién es nuestro cliente?, ¿cuál es nuestro mercado?, ¿la calidad tiene un coste?, ¿las amortizaciones y depreciaciones?…estos y otras muchas cuestiones son también costes que exigen un profundo análisis e interpretación.

En un segundo lugar, hay que incidir en la competitividad y perspectivas del sector de artes gráficas, ya que el manual de costes es la herramienta clave para poder analizar la eficacia de la organización, pues en muchas ocasiones ayudará a localizar los verdaderos centros de coste y a poder reducir y optimizar aquellos costes no fundamentales en la empresa. Por poner ejemplos, ayuda a:

• Reducir repeticiones de trabajos
• Reducir los tiempos de espera
• Mejorar los procesos diferenciadores
• Mejorar la calidad
• Reducir el precio final del producto o servicio.

¿Qué variables intervienen en la estructura de costes de una empresa gráfica?

La realización de una estructura de costes plantea una dificultad enorme, no en cuanto a la metodología y cálculo de costes, sino a nivel más general, ya que lo complicado es determinar las variables clave y su relación directa o indirecta con los costes.

Las principales macrovariables de una estructura de costes son:

1. Productos o servicios

Toda estructura de costes debería partir desde aquí. Una vez que ya se conocen los objetivos estratégicos y el mercado en el que se actúa, -donde es básico analizar las perspectivas y tendencias a futuro de nuestros procesos-, se debe definir qué es lo que se desea hacer para después poder calcular lo que se necesita para realizarlo y poder asignar un precio final que incluya el beneficio.

Si fuésemos una imprenta, por ejemplo, miraríamos nuestros productos, costes unitarios, márgenes y aquellos factores productivos que generan un coste (centro de coste). Uno de los centros de coste estaría claramente en los sistemas de impresión. Una de las preguntas que habría que hacerse en ese punto es, ¿cuánto cuesta hoy, y qué calidad da el sistema de impresión que tenemos?

2. Mercado

Obviar al mercado donde la empresa se desarrolla para la evaluación de un manual de costes no tiene sentido. De hecho, muchas de las decisiones adoptadas a la hora de aprovisionar o a nivel operativo tienen que ver con el mercado en el que se encuentra la empresa. Deberíamos conocer perfectamente bien cuestiones como:

• ¿Qué tamaño tiene el mercado en el que vendemos nuestros productos o servicios?
• ¿Cómo estamos posicionados dentro de ese mercado? (nuevos, primeros, segundos…)
• ¿Cuál es nuestro target? ¿Qué podemos ofrecerle?¿dónde le encontramos?
• ¿Qué competencia (interna y externa) existe en la actualidad en ese mercado?
• ¿Qué nos diferencia de la competencia?

El el mismo ejemplo de la imprenta, aquí nos preguntaríamos para el centro de coste de la máquina impresora, ¿cómo es la evolución y las perspectivas en el futuro de nuestro centro de coste?, ¿qué mercado tendremos con este centro de coste?

3. Marketing y distribución

Cuando hablamos del marketing y de la distribución para el manual de costes de una empresa gráfica, nos estamos refiriendo a qué costes son imputables a dar a conocer la empresa, sus servicios y/o productos y cómo los distribuye (si es que lo hace).

Otros costes que pueden aparecer son los ligados al plan de marketing en el que se juega con 4 variables: Producto, Precio, Promoción y Distribución. En cuanto afecten a la estructura, tiempos o a nivel operativo de la actividad empresarial (un cambio de materiales con objeto de una promoción son costes que pueden ser imputados en su totalidad al apartado gastos de promoción/marketing, o porcentualmente en diversas áreas de la empresa según centro productivo donde se realiza por ejemplo)

En este sentido tenemos que tener claro que el precio de venta unitario del producto o servicio debe contener este tipo de inversión (nótese que no es gasto ya que esperamos obtener un retorno de lo invertido en dar a conocer y en distribuir el producto)

4. Organización

Hablar de organización es hablar ya de los costes propios en relación a los costes operativos del día a día; por ejemplo la contabilidad de la empresa, los sueldos y salarios, los impuestos, los beneficios, material de oficina, servicios externos…

Es clave saber cómo está formada la organización ya que ayudará a entender cuáles son las actividades a las que la empresa destina más presupuesto, si está bien asignado, posibles ineficiencias… hay que destacar:

• Organigrama
• Recursos Humanos
• Producción
• Marco legal de la organización

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En próximas entradas, iremos hablando acerca de todas estas macrovariables, de los elementos básicos de un manual de costes para la industria gráfica y de pautas para poder hacer el de nuestra propia empresa. ¡Hasta la próxima entrada!