Macrovariables del manual de costes: organización

En anteriores entradas sobre el manual de costes para artes gráficas, hemos hablado de cómo los costes de personal afectaban como centro de coste al diseño del servicio y/o producto.

Entender la organización de la empresa de artes gráficas es clave para el desarrollo del manual de costes, tanto para asignar centros de coste como para ver jerarquías entre las diferentes áreas. Hablar de organización es por tanto, hablar de los costes propios en relación a los costes operativos del día a día, y no únicamente los imputados; por ejemplo, la contabilidad de la empresa, los sueldos y salarios, los impuestos, los beneficios, material de oficina, servicios externos…

Como veremos más adelante, es clave saber cómo está formada la organización ya que ayudará a entender cuáles son las actividades a las que la empresa destina más presupuesto, si está bien asignado, posibles ineficiencias. En ese sentido, otra manera de imputar los costes es el cálculo de costes por áreas o departamentos.

Organigrama

Hay que considerar a la hora de plantear un manual de costes, cuánto se le debe imputar a cada parte del organigrama de los gastos totales de la empresa, lo que implica conocer un montón de partidas diferentes.

No sólo eso, sino que resulta fundamental, dado que permite observar las relaciones jerárquicas de la empresa y permite entender por qué hay partidas de gasto mayores en ciertos departamentos clave para la organización.

1. Recursos Humanos

Definido el organigrama de la empresa, es posible detectar la cantidad y perfil de los empleados que deberán ser contratados por la organización y hacer una estimación de gasto e imputación de ese coste a actividad, o departamento correspondiente.

2. Producción

Sin embargo, sería interesante destacar que aparte de las grandes áreas, en lo que se refiere a la parte funcional el sector ha cambiado mucho debido en gran parte a la tecnología.

2.1. Pre-impresión

Es el área en el que se han hecho mayores cambios con la introducción de la informática y las telecomunicaciones y la evolución constante de sus prestaciones, tanto en las propias máquinas como en el software. Las tareas tradicionales se han visto alteradas; prueba de ello es que la parte de preimpresión mecánica aunque está contemplada en los convenios actuales de este 2014 es una parte residual.

Uno de los cambios más importantes ha estado en la eliminación de pasos intermedios, ya que la digitalización ha permitido la desaparición de las etapas intermedias entre la preimpresión y la impresión, por la introducción de salida directa a la plancha desde las instrucciones y datos del propio ordenador.

Este área es quizás la que más ha crecido en pequeñas empresas y puestos de trabajo.

2.2. Impresión

Los cambios tecnológicos también han sido de suma importancia, con la incorporación de máquinas más fáciles de usar. Los trabajadores han debido cualificarse y asumir tareas que antes eran propias de otras áreas, como de la pre-impresión o de la post-impresión.

La tecnología offset es la dominante en el sector, y aparecen nuevas técnicas que minimizan los efectos ambientales. La simplificación de los procesos y la aparición de conceptos nuevos como el de impresión a la carta y la sencillez y el apoyo de la informática en los manejos han alterado, sin embargo, muchas de las tareas tradicionales.

2.3. Post-impresión

Aunque la tecnología también ha influido en el área de la postimpresión (en la que se incluyen la encuadernación y el acabado, además de los manipulados de papel y cartón), lo hace, sin embargo, en menor medida que en las dos anteriores.

La tendencia a la automatización total es, quizá, lo más significativo. Han aparecido numerosas pequeñas empresas que asumen tareas de acabado, debido a la utilización de nuevas maquinarias y técnicas. La subcontratación de los servicios de las grandes y medianas empresas ha propiciado el crecimiento paralelo de este sector.

2.4. Industrias afines

Las industrias afines al sector están igualmente condicionadas con todos los procesos novedosos aportados por la revolución informática y de las telecomunicaciones, afectando tanto a la calidad como al precio de los productos finales. Los procesos productivos mejoran y se hacen de manera más rápida.

El sector de la publicidad, clave en los ingresos de esta industria se ve marcado por la tecnología, al igual que afecta a los medios de comunicación en general con el proceso creciente del traslado del negocio a los formatos digitales, en detrimento del papel.

Internet se manifiesta como un campo abonado para la inversión de los medios tradicionales, que tendrán en este medio y las publicaciones electrónicas un complemento imprescindible o, incluso, prioritario. La preparación de los trabajadores debe ser casi continua para la adaptación a los cambios vertiginosos que a veces se producen en el sector, por lo que el panorama industrial propicia empresas locales pequeñas, concentración de las grandes empresas de edición, comunicación y electrónica.

Las tecnologías de comunicación alterarán la manera de vender los productos y las propias relaciones entre la empresas productoras y los clientes. El mercado globalizado influye aquí directamente con sus formas de actuación y comportamiento.

3. Marco legal de la organización

Además de contemplar los aspectos indicados en el apartado anterior, cuando se pretende constituir legalmente una empresa es importante tener en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:

• El número de socios que desean iniciar el negocio.
• La cuantía del capital social.
• Los gastos de constitución.
• Los trámites a realizar para implantarla legalmente.
• Las obligaciones fiscales que se deberá afrontar.
• Las obligaciones laborales a las que estará sujeta.
• Las responsabilidades que se adquieren frente a terceros.
• Normas ambientales: El control de los procesos productivos para que cumplan con las normas medioambientales marcadas por la Unión Europea ha contribuido a la renovación tecnológica para eliminar riesgos contaminantes e impacto en el medio, tanto en la gestión de los procesos, en la gestión de residuos o en el control ambiental o de reciclado de los productos finales.

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Hay muchos más centros de coste entendidos como departamentos, al final, el objetivo de verlo de forma estructural es simplemente para entender mejor los centros de coste emisores y receptores, tema con el que continuaremos esta serie.