Macrovariables del manual de costes: productos y servicios

Qué vas a ver aquí

Proceso de elaboración del producto y/o servicio

Tal y como comentábamos hace algunas semanas, continuamos explicando en detalle las grandes macrovariables que componen un manual de costes. En esta entrada, hablaremos sobre los productos y servicios, su definición, sus características, y sus principales centros de coste.

El producto y/o servicio tiene tres aspectos básicos que es necesario tener en cuenta:

Característica del producto/servicio; ¿qué es?
Funciones; ¿qué hace?
Beneficios; ¿qué necesidades satisface?

Por eso es muy importante conocer las necesidades y deseos de los clientes, porque representan el componente más destacado (beneficio) para agregar valor a los productos o servicios.

Para elaborar un producto o prestar un servicio por tanto, se requiere definir con claridad y precisión las características, funciones y necesidades que satisface ya que el no hacerlo puede originar caos y ,-por lo tanto-, una mala e ineficiente gestión de los recursos de la empresa.

Proceso de elaboración del producto y/o servicio

En relación al proceso de elaboración del producto o servicio determinado, se deberá:

describir las actividades requeridas para producir el bien o prestar el servicio
organizar las actividades de manera secuencial
establecer los tiempos requeridos para llevar a cabo la actividad

Para ello, resulta muy útil la utilización de diagramas de flujo del proceso de producción, que no es más que la secuencia de operaciones expresada de forma gráfica.

Asimismo, será importante determinar la tecnología necesaria para elaborar el producto o servicio y especificarla ya que ello nos permitirá:

Asegurar que el nivel de tecnología es adecuado al proyecto.
Pensar en las alternativas de tecnología para al considerarla hacer la mejor selección.

1. Descripción de los productos y servicios

Es necesario definir en qué consiste el producto o servicio a través de una descripción detallada del mismo, comprensible para cualquiera, incluyendo sus características físicas y cualidades, dimensiones, colores, materiales y otras características que los definen. Sería conveniente la utilización de gráficos que faciliten las explicaciones y mejoren la comprensión.

Al presentar más ampliamente el producto o servicio, hay que tener en cuenta algunos de los siguientes puntos:

Necesidades existentes y soluciones que el producto/servicio plantea ante ellas.
Correcta y clara presentación de pp/ss y sus diferentes implementaciones ad-hoc para cada cliente, haciendo hincapié en los aspectos diferenciales respecto a los posibles sustitutos del mercado.
Perfilado de los posibles clientes tipo para cada producto/servicio.
Tener incluidos planes de contingencia relativos a la protección intelectual e industrial del producto/servicio en caso de que sea posible (por ejemplo, registrar como marca un producto de éxito, registrar diseño industrial, o la patente). Sobre este tema, dejo un interesante artículo al final del artículo.

También hay que tener en cuenta el naming de cada uno de los productos y/o servicios, considerando que sea descriptivo, original, duradero, claro y simple. Como dice Einstein, “Si no lo puedes explicar de forma sencilla, es que no lo has entendido bien”. Una regla que podemos aplicarnos en nuestro manual.

1.1 Diseño del producto/servicio

El diseño del producto o servicio debe considerar aspectos tales como:

Simplicidad, es decir, facilidad de uso.
Fiabilidad, es decir, que no falle.
Calidad: materiales, duración.
Optimización y mejoras.
Escalabilidad del producto y/o servicio.

Cuando se trata de un producto (casos de empresas de artes gráficas de post-impresión o de impresión), el diseño se plasma en un plano, croquis o diagrama y/o en las especificaciones técnicas. Cuando se trata de un servicio (como es el caso de la preimpresión o de servicios de diseño gráfico o web) se describe la forma en que se prestará el servicio, se elabora un perfil de la secuencia operativa.

El diseño del producto y del servicio es fundamental para la producción. Nos servirá no solo para producirlo (en caso de ser un producto), sino para poder paquetizarlo (muy necesario en la actualidad en la que se estilan mucho los modelos On Demand). Y para ello se suelen usar las especificaciones, que indican las características que tendrá nuestra oferta para proceder a la producción y/o comercialización, no sólo con textos y correcciones, sino con dibujos técnicos que incluyan medidas y disposiciones del producto y de sus posibles aplicaciones o canales.

Por ejemplo, si tuviéramos un ebook, tenemos que hacer las especificaciones para implementarlas en las páginas web de venta, y para posteriormente, y si queremos escalar el producto, producirlo en formato papel.

2. Proceso productivo

Para elaborar un producto o brindar un servicio, se requiere de una secuencia de transformación, a la que habrá que imputar luego unos costes, que se inicia con el ingreso de la materia prima o boceto (idea) y continúa con un proceso de transformaciones para convertir los inputs requeridos en un producto final determinado (output).

El proceso productivo del servicio y/o producto consiste en transformación del input en producto/servicio final, a través de muchos recursos clave, entre otros: equipamiento, maquinaria, instalaciones, personal, comercialización, desarrollo… que se emplearán. Y depende de cada contabilidad considerar como parte del proceso a las actividades administrativas, o considerarlo un coste ajeno al desarrollo (se suele hacer lo segundo), aunque por ejemplo, patentar un producto tiene un coste administrativo alto que debería imputarse a ese producto final en concreto.

Asimismo, todo proceso productivo tiene que ser representado gráficamente, para lo cual se puede usar el diagrama de flujos, que no es ni más ni menos que una representación gráfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, identificándolos mediante símbolos; mostrando la secuencia cronológica de todas las operaciones desde que llega el input inicial hasta que se transforma en el producto o servicio final. Los símbolos usados son cinco:

Ejemplo de proceso productivo para un servicio de impresión de tarjetas de visita

Un ejemplo de servicio de artes gráficas puede ser la tarjeta de visita en modelo On Demand. Aquí el servicio a desarrollar tras los inputs de las demandas de las diferentes tarjetas de visita serían:

Analizar y agrupar las diferentes demandas. Localizar las dimensiones de media más demandadas.
Diseñar y estandarizar un pliego para optimizarlo al máximo con las medidas más solicitadas.
Desarrollo de plataforma o sistema que ofrezca los servicios, definición de especificaciones y recoja las creatividades de nuestros clientes, cobre y gestione el pedido y la orden.
Ajustes de preimpresión del pedido.
Mantenimiento (papel y tintas) de la máquina de impresión del pedido.
Impresión y postimpresión (brillos, cortes, relieves…)
Paquete de 100 tarjetas de visita.

3. Costes de fabricación y precio del producto/servicio

Definido el target, el producto y el proceso, toca lo más difícil; calcular su coste. Los tres principales centro de coste son el de materiales, el de fabricación y el de equipo humano.

3.1 Cálculo de materiales y suministros

Calcular la cantidad de materia prima requerida garantiza la elaboración de los productos en el tiempo fijado, con las condiciones y especificaciones técnicas requeridas. Además, permite prever riesgos de demora, o más demanda en ciertos momentos, calculando existencias mínimas garantizadas (Stock de seguridad), y reduciendo las mermas o retrasos para un determinado producto o servicio gráfico.

De tal forma y dependiendo de la empresa y su finalidad, podemos encontrarnos con más o menos necesidad de papel, tintas, plotters, red, energía…

Para calcular la necesidad de materia prima para un pedido determinado, lo primero que debemos hacer es calcular de manera unitaria (para un producto), la materia prima que éste necesite.

La necesidad de materiales está determinada por todo el material necesario para una cantidad de producción que puede estar definida en un pedido:

La proyección de ventas estimada para la siguiente semana, mes, etc. (esto se puede hacer con modelos de previsión de demanda futuro, de simples a modelos econométricos que incluyan series temporales y estacionalidades).
Lista de los requerimientos, estimando la cantidad (en kilos, metros, unidades, etc.).

Para calcular la necesidad de material (o de inputs) aplicamos la siguiente fórmula:

[Necesidad de Material (ud)= Inventario inicial + (Material estimado necesario para una unidad x Nº de unidades producidas) + Ss]

Y tenemos que considerar, -salvo que trabajemos bajo pedido en un modelo Just in Time (como están haciendo ya algunas imprentas digitales)-, una cantidad adicional de reserva: Stock de Seguridad (Ss) para evitar una ruptura del flujo de trabajo en caso de que las condiciones planificadas se vean alteradas, como comentaba previamente.

Una vez calculada la necesidad/demanda para cada materia prima, podremos calcular el coste total como sumatorio de cada materia/suministro, incluyendo sus impuestos y gastos de transporte:

Coste total MMPP= (Σ Costes totales de MMPP) x Necesidad de material

Y tendríamos una gráfica parecido a ésta (tened en cuenta que no coincide, porque en la necesidad de material incluimos la previsión de nº unidades producidas, y los stocks de seguridad y de materias que ya tenemos):

3.2 Cálculo de costes de Mano de Obra

En este caso, haríamos lo mismo que con las materias primas y suministros, pero habría que contabilizar un sumatorio de tiempo dedicado empleado/producto o servicio, incluyendo a los que se ocupen de la gestión de calidad y de riesgos laborales. Tendríamos que calcular la Necesidad de tiempo del empleado:

[Necesidad de tiempo (h)= Horas actuales + (Horas estimadas necesarias para una unidad x Nº de unidades producidas) + Horas extra]

En este caso el stock de seguridad serían las horas extra, que contabilizaríamos y preveríamos para momentos de alta demanda. Hacer este cálculo nos permite saber si podemos acometer el desarrollo de nuevos productos o servicios con la infraestructura actual, o hay que contratar más plantilla.

Una vez calculada la necesidad de tiempo, podremos calcular el coste total de mano de obra como sumatorio del coste/hora de cada empleado, incluyendo sus impuestos:

Coste total RRHH= (Σ Costes totales de RRHH) x Necesidad de tiempo

Y saldría algo parecido a esto:

3.3 Cálculo de costes de Fabricación

Éste centro de coste es el más complicado. Se calcula como el resto, pero la necesidad de unidades de fabricación es complicada, por eso la imputación es indirecta. Entran variables como:

Indirectos de la mano de obra (Pluses de productividad, mantenimiento, supervisión…)
Electricidad (ya que no es fijo, va por franjas de consumo)
Almacenamiento web y servidores
Amortizaciones y depreciaciones de la maquinaria
Subcontratación de servicios
Gestión de calidad

Tenemos de nuevo una necesidad de costes indirectos de fabricación:

[Necesidad de recursos indirectos = Recursos actuales + (recursos estimados necesarios para una unidad x Nº de unidades producidas) + Recursos de seguridad]

Una vez calculada la necesidad de recursos indirectos, podremos calcular el coste total de fabricación como sumatorio del coste de cada recurso ponderado:

Coste total Fabricación= (Σ Costes totales indirectos) x Necesidad de recursos indirectos

Quedando finalmente:

Éstos serían los tres principales centros de coste a incluir en el manual de costes para artes gráficas. El precio final aún no puedes incluirlo porque quedarían muchos centros de coste por ver, y por supuesto, el margen de beneficio. Tema arduo y complejo… ¡hasta la próxima entrada!

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