Proceso de toma de decisiones en artes gráficas

En esta ocasión vamos a hablar del proceso de la toma de decisiones en artes gráficas, -y otras industrias-, y de sus fases. Cabe destacar que aunque para cada decisión de forma explícita o implícita hacemos este proceso, es muy importante saber en base a las variables de la toma de decisiones, qué tipología de decisión será ya que dependiendo del tipo de decisión, el tiempo del proceso puede ser mayor o menor. ¿Comenzamos?

¿Qué es la toma de decisiones?

La toma de decisiones es un proceso que consiste en realizar una elección entre una o más alternativas. ¿Qué hace Neo a continuación?

Neo ha tomado una decisión. ¿Intentamos analizar los factores que han motivado esa elección?

• ¿Por qué la pastilla roja y no la azul?
• ¿Qué razones le llevan a tomarla?
• ¿Influye su experiencia previa?
• ¿Hay incertidumbre en la elección?
• ¿Es una decisión racional o emocional?
• Y sobre todo… ¿por qué toma una decisión?

Fases de la toma de decisiones (con ejemplos del sector de artes gráficas)

El proceso de la toma de decisiones consta de 6 fases que son iniciadas a través de un estímulo.

Para explicarlo partiremos de un pequeño supuesto práctico hipotético:

» Imagina que tenemos una mediana empresa de publicidad exterior acostumbrada a trabajar para unos 40 clientes al mes y que produce cartelería en unos formatos estándar y con unos precios fijados en tablas»

0. Suceso de estímulo

Es la situación que impulsa al individuo a participar en el proceso de la toma de decisiones. Los sucesos que conducen a las personas a tomar decisiones son muy diversos.

En nuestro ejemplo anterior: Nos llaman de una empresa de cervezas que va a hacer 1000 carteles para promocionar una nueva aplicación que han sacado y quieren encargarnos la producción pero para poder hacérsela tenemos que bajar el precio de ese pedido.

1. Búsqueda de información

En esta fase del proceso de la toma de decisiones es necesario recabar la máxima información posible para el estímulo acaecido para poder valorar la viabilidad o no de una solución y sobretodo poder presentar las distintas alternativas.

Quienes tienen que tomar la decisión deberán investigar acerca de las políticas de descuentos de la empresa, los costes reales de producción, las posibilidades de realización, los recursos disponibles y toda la información posible para poder evaluar si pueden o no realizar ese trabajo y qué nivel de negociación tienen.

Gracias a este análisis seremos capaces de identificar si se trata de una decisión que puede ser programada o por el contrario requiere de soluciones específicas a la medida (soluciones ad-hoc).

En el ejemplo anterior los directivos se plantean: ¿Cuánto nos costaría producir los 1000 carteles?, ¿nos ha pasado esto antes?, ¿qué margen podemos sacar por ello?, ¿cuál es el descuento que la empresa prevee que se pueda dar por grandes volúmenes?, ¿cuánto personal podemos destinar a todo ello?, ¿cuál puede ser la ventaja de que esta importante marca sea cliente nuestro?, ¿se puede ver mermada la calidad de otros trabajos?…podemos deducir por tanto que se trata de una decisión que no se puede programar y cuya implementación exigirá un proceso decisorio mucho mayor.

2. Formulación del problema

Una vez se ha logrado recabar información acerca del problema podemos pasar a formularlo en términos decisorios.

Formulamos el problema del ejemplo inicial: ¿Damos un descuento a esta importante marca de cervezas por la producción de los 1000 carteles aun cuando nuestros márgenes son muy escasos?

3. Plantear y evaluar las alternativas

Una vez ha sido formulado el problema tenemos que plantear y evaluar todas las alternativas posibles, esto no sólo incluye aquello fácilmente medible como son los costes e ingresos sino aspectos cualitativos como la imagen de marca, la satisfacción del cliente y demás.

En nuestro ejemplo de las cervezas: Ya tenemos formulado el problema y se han debatido muchas alternativas para dar una solución (nuestro margen es del 5%). Dentro de ellas tenemos que decidir entre:

1. Ofrecerle un descuento que cubra el margen (5%), de esta forma al menos no producimos con pérdidas iniciales y ganamos la reputación de tenerle como cliente.
2. Ofrecerle un descuento del 10% que es el máximo posible y aseguramos que haga el trabajo con nosotros a costa de perder dinero con este primer trabajo pero con la esperanza de que nos reporte más clientes.
3. Ofrecerle un descuento menor del 5% para poder obtener algún beneficio del trabajo.

4. Tomar la decisión

Es en esta fase en dónde aparecerán todas las variables que influyen en la toma de decisiones. Los órganos decisores deberán debatir y analizar cada una de las alternativas, sus pros y sus contras y decidir la que crean más conveniente. Una vez que la decisión sea tomada es de vital importancia que todos estén a una con la decisión elegida.

En nuestro ejemplo ya hemos elegido nuestra alternativa: Tras haberlo debatido por el consejo de dirección, se ha acordado ofrecerle al cliente la opción 3. Un descuento menor del 5%. 

5. Implementación de la decisión

Implementar es poner en marcha la decisión que ha sido elegida entre todas las alternativas, esto exigirá destinar recursos a su puesta en marcha. El éxito de una correcta implementación dependerá del compromiso que tengan tanto quienes apoyaron inicialmente la iniciativa elegida como de quiénes en un primer momento no lo hicieron.

Una vez que la decisión ha sido tomada, sólo falta ponerla en marcha: Se ha informado al personal de que puede llegar un cliente con un trabajo muy superior a la media, se han explicado los detalles a los técnicos y la plantilla está a la espera de poder empezar los trabajos.

6. Evaluación de la decisión

En esta fase tenemos que ver cómo ha ido la decisión, si funciona correctamente, si hay que corregirla o cambiarla y proceder en consecuencia.

En el ejemplo de los 1000 carteles…vimos que al comentarle la alternativa al cliente, éste optó por tensar la cuerda y exigir un descuento superior del ofrecido por nosotros inicialmente o marcharse con lo que debimos variar el rumbo para no perderle sopesando de nuevo todas las variables y empezando de nuevo el proceso de la toma de decisiones.

Consideraciones finales en la toma de decisiones

Tomar decisiones en cualquier área de artes gráficas es una tarea difícil de evaluar, ya que cuando son decisiones tácticas u operativas sí que sabemos más o menos que dirección tomar y cómo lograr un objetivo concreto. Cuando hablamos de decisiones estratégicas las variables son mucho más sensibles y el coste de oportunidad mayor, en base a esto tenemos que tener en cuenta:

1. Ninguna decisión es fácil pero algunas son más claras que otras.
2. Aunque no entendamos ciertas decisiones, hay que considerar que la visión de quien las toma puede ser mayor que la que tenemos nosotros.
3. Hay muchas variables en la toma de decisiones, algunas son lógicas y otras no tanto.
4. Las decisiones exigen un tiempo, de ahí la importancia de normalizar aquellas que repiten causa-efecto.
5. Una decisión no se limita a su implantación sino que debe corregirse y evaluarse a posteriori.
6. Las analíticas y métricas constituyen hoy en día una gran fuente de valor en la toma de decisiones, el feedback y las opiniones de otros también.
7. Quien decide toma una responsabilidad mayor, y puede fallar, la clave no está en señalar el fallo sino en aprender el porqué del fallo y las motivaciones de esa decisión.