La importancia de realizar una buena maquetación documental

La palabra maquetación documental puede que no te resulte muy conocida si no estás muy familiarizado con el diseño gráfico o el editorial, sin embargo, es una destreza que está presente en todos los documentos (físicos o digitales) que manejamos a diario, compuestos por textos, imágenes y otros elementos.

Todos los documentos cuentan con una maquetación, absolutamente todos, buena o mala, pero tienen una maquetación documental, es decir, una organización de los distintos elementos que componen ese documento, ya sea un cartel, unas tarjetas, un libro, una revista, un ebook etc.

Anna María López López, en el libro «Diseño gráfico, fundamentos y técnicas», define la maquetación como «la tarea de organizar los distintos elementos que componen el contenido de un diseño, ya sean textos o imágenes, dentro de un área concreta o página, de tal forma que se consiga un equilibrio estético y funcional entre todos ellos».

Así mismo, Carolyn Knight y Jessica Glaser, en el libro «Ejercicios de diseño gráfico», dicen que la función esencial de la maquetación «consiste en el cuidadoso control de la jerarquía visual e influye poderosamente en cualquier otra área del diseño gráfico».

La maquetación documental es absolutamente fundamental, tal y como explican Carolyn Knight y Jessica Glaser. Cuando creamos un documento, tenemos la necesidad de organizar los elementos que lo componen. Incluso alguien que no sabe qué es la maquetación, ni en qué consiste ni para qué sirve, hace uso de ella cada vez que abre un editor de texto y empieza a escribir. Podrá ser mejor o peor maquetación, pero es una maquetación ya que se verá en la obligación de organizar el texto en párrafos, títulos, las imágenes, gráficos o iconos, si es que aparecen.

En algún lugar hace tiempo leí, “Existe el buen diseño o el mal diseño, pero no existe el NO diseño”, con la maquetación sucede lo mismo, existe una buena maquetación o una mala maquetación, pero no existe la posibilidad de que no exista maquetación en un documento.

La labor del diseñador gráfico: convertir cualquier maquetación de un documento en una buena maquetación

Aquí entra la labor del diseñador gráfico: convertir cualquier maquetación en una BUENA MAQUETACIÓN.

Una buena maquetación genera atracción en la persona que lo ve, además facilita la lectura y la comprensión de lo que aparece en el documento.

La necesidad de realizar una buena maquetación radica en generar documentos más atractivos, y de esta manera hacer llegar el mensaje de manera más clara, directa y sencilla.

Ejemplo para ilustrar la importancia de una buena maquetación documental: los currículos

Pongamos un ejemplo para visualizarlo mejor: los currículos.

Todos hemos hecho, o visto, alguna vez un currículo: documento informativo sobre la vida laboral de una persona, normalmente estructurado en distintos bloques: Estudios, experiencia y habilidades (por ejemplo). Sin embargo, la manera de presentarlo hace que cambie mucho, no solo por el hecho de que pueda destacar más entre otros muchos que sean “aburridos”, sino que si aparece maquetado de manera coherente y atractiva vas a generar una impresión muy positiva, sin necesidad aún de que se lean tu CV.

La maquetación puede transmitir mucha información sin necesidad de explicarlo con palabras: coherencia, equilibrio, orden, etc. Pero también puede transmitir todo lo contrario: caos, desorden, etc. Por ello, debemos cuidar mucho siempre la maquetación de nuestros documentos.

Hace un tiempo me di cuenta de la necesidad de la gente de maquetar sus CVs, porque observé que la gente redacta CV de una, dos, incluso tres hojas llenas de texto redundante y vacío de interés para el puesto al que se presenta o el sector para el que busca empleo. Vale más añadir poca información y que sea relevante para el puesto que solicito que llenar hojas de texto aburrido y sin valor, que al final, terminarán por no leerlo.

Os voy a mostrar un ejemplo gráfico del antes y después de maquetar un CV:

Antes de maquetar documentalmente un CV:

Tras una buena maquetación documental:

Es el CV de la misma persona, sin embargo, en la imagen de abajo se ha omitido toda aquella información irrelevante y, además, se ha sintetizado la que sí es de verdadero interés. Visualmente es mucho más atractivo, es mucho más simple y va más al grano que la versión anterior. Esto es lo que logra una buena maquetación de este tipo, ir al grano.

Existen muchos tipos de maquetación, ya que dependiendo del tipo de documento del que hablemos, tendrá un enfoque u otro. Por ejemplo, en el caso que os he mostrado de los currículos, el objetivo es sintetizar la información, sin embargo, en la maquetación de un libro, de un periódico o de una revista, no queremos sintetizar la información, sino organizarla de manera coherente y que facilite la lectura.

En una maquetación se tiene en cuenta todo, desde las tipografías, los colores, las formas, el orden, la estructura, hasta los espacios en blanco.

Tampoco es lo mismo una maquetación web, que una maquetación para imprenta. Un mismo periódico, tiene distinta maquetación en su periódico digital y en su formato físico, porque son medios completamente distintos.

Con todo esto, quiero concluir que no existe una maquetación documental universal, ni una regla de oro que nos sirva para todos los tipos de documentos y formatos, sino que la maquetación es infinita y tiene sus propias reglas y objetivos para cada documento y para cada formato. Esto es lo maravilloso de la maquetación documental, su infinidad de aplicaciones y su sin fin de posibilidades.