Trello en imprenta, un excelente gestor de tareas

¿Tiene sentido usar una herramienta como Trello en una imprenta? En nuestra empresa la frase «lo que no está en Trello no existe» se ha convertido en un mantra. Bajo esa máxima, hemos pasado de gestionar 100 a más de 500 proyectos al año con éxito.

Cuando en Nómada Producción Gráfica (anteriormente Sherpa) empezamos a coger velocidad, los proyectos no paraban de entrar. Según vas creciendo, se van añadiendo procesos y eso hace imprescindible la participación de varias personas en el proyecto. Ya no era viable que un mismo gestor se encargara de la venta, seguimiento de impresión, logística y facturación. La presión aumentaba en nosotros y las incidencias se disparaban…

La utilidad de Trello en una Imprenta

En ese momento me di cuenta que necesitaba una aplicación que nos ayudara a llevar el flujo de trabajo de la empresa, alguna manera de ver el estado y lugar donde estaba cada trabajo. Y algo muy importante, debía ser fácil de usar por todo el equipo, ya fuera más o menos hábil con la tecnología porque todos debíamos poder utilizarla.

Lo que hicimos fue crear con Trello los estado por lo que pasa cada proyecto, desde que hay una solicitud de presupuesto hasta el envío de la factura, pero antes un breve explicación de que es Trello.

¿Qué es Trello?

Trello es una App online de gestión de tareas, usando la filosofía Kanban, resumiendo, en gestión de tareas podríamos hacer 3 columnas que serían los estados de las tareas. Después en cada columna podríamos unas tarjetas que serían las tareas.

Ejemplo de columnas :

• Por hacer
• Haciendo
• Hecho

Bien, en ese punto lo que hice fue generar todos los estados por los que pasa un proyecto que voy a imprimir.

• Solicitud presupuesto
• Presupuesto enviado
• Preimpresión
• Impresión
• Enviado
• Para facturar
• Facturado

Dentro de cada tarjeta incluimos la información y adjuntos de cada proyecto, y etiquetamos en mi caso con el proveedor o proveedores.

De esta manera tenemos cubierto todo el flujo :

1. Presupuestos (seguimiento y base de datos)
2. Impresión (donde, quien y como se esta haciendo)
3. Logística (fechas de envío, transportista..)
4. Facturación ( cuando llegue a esta fase toda la info debe estar en la tarjeta)

Otro día entramos en la parte de tarjetas que es algo más complejo y personalizable.